Грамотна організація офісного переїзду

Офісний переїзд(один з різновидів вантажних перевезень), як і будь-який інший переїзд, - процес дуже трудомісткий, складноорганізованний. Тому у деяких людей від цього словосполучення відразу починає боліти голова і псується настрій. Але, як і будь-яка інша ніша, завжди знаходяться громадяни та організації здатні на себе за винагороду взяти цю непосильну ношу. Є компанії, які протягом усього свого існування успішно надають дані види послуг як маленьким офісам, так і великим державним і комерційним підприємствам.

Причин для офісного переїзду буває кілька, наприклад, менша вартість оренди приміщення, або ж краще місце розташування майбутнього офісу. Але офісний переїзд має свої нюанси в порівнянні з квартирним переїздом. Якщо останній можна ще розтягнути в часі, то офісний переїзд повинен відбуватися якомога швидше, адже кожен день простою несе компанії збитки. Щоб процес передислокації офісу пройшов дуже швидко і безболісно потрібно все правильно організувати. Розглянемо головні етапи, які потрібно пройти при зміні місця розташування компанії:

1) На початковому етапі здійснюється вибір транспортної компанії, яка зможе оптимальним чином організувати і провести офісний переїзд. Така компанія повинна бути надійною, мати великий досвід роботи з надати ці послуги, в її штаті повинні знаходитися кваліфіковані вантажники і водії, а також в розпорядженні повинен бути відповідний автопарк, щоб без проблем можна було перевести будь-які габаритні вантажі. Представник надійної транспортної компанії повинен побувати в офісі, який переїжджає, щоб правильно організувати і розпланувати всі етапи переселення. Маючи за плечима великий досвід в цій сфері, він підкаже, як запакувати предмети, який краще брати матеріал для упаковки тих чи інших предметів. Якщо немає часу цим займатися, то за певну плату транспортна компанія сама все запакує і розбере. У вартість офісного перевезення включаються ще такі послуги:

- розбирання і упаковка офісних меблів, комп'ютерних систем та інших предметів, які будуть перевозитися;

- навантаження і розвантаження всіх офісних предметів і речей, що перевозяться;

- складання на новому місці меблів, технічних пристроїв, комп'ютерних мереж;

- розстановка в новому офісі всіх речей, що перевозяться згідно умовленному плану.

Щоб здешевити процес перевезення будь-які додаткові послуги можна провести власними силами. Також за бажанням замовника всі речі перед переїздом оцінюються і страхуються, щоб у випадках пошкодження або пропажі можна було відшкодувати збитки.

Крім основних послуг, таких як планування переїзду, оцінка вантажу, його розбирання і упаковки з наданням пакувального матеріалу, маркування, навантаження і розвантаження речей, мувінгові фірми надають ряд додаткових послуг: страхування, охорона і супровід транспортованого вантажу, їх зберігання на складах.

2) Другий етап - це безпосередня підготовка до переїзду, яка полягає в розбиранні офісних меблів, відключення і демонтаж технічних засобів, обладнання та комп'ютерних систем. Після всі предмети пакуються в відповідний пакувальний матеріал. Самий відповідний день для цієї роботи - це п'ятниця.

3) Третій етап - це сам переїзд. У заздалегідь обумовлений день представники компанії перевізника приїжджають до офісу. Силами своїх вантажників або представників офісу, всі речі, підготовлені до переїзду, переносяться в автотранспорт. У компаніях, які довгий час займаються офісними перевезеннями, як правило, є спеціальне обладнання для переміщення габаритних або важких предметів. Для здійснення цього етапу ідеально підходить субота. Адже до кінця дня, можна ще встигнути розпакувати речі на новому місці, зробити там прибирання, повністю організувати робочі місця для повноцінної роботи, а також сповістити своїх клієнтів про зміну розташування офісу.

4) Завершальний етап - це облаштування на новому місці. Він включає розпакування речей, монтаж комп'ютерних систем, меблів, її розстановку.

Пошук компанії перевізника оптимально проводити в інтернеті, так як кожна поважаюча себе компанія має створені сторінки з переліком своїх послуг, де також можуть бути розміщені перелік клієнтів, яким вже надавалися відповідні послуги, і їх контактні дані. Щоб потенційний клієнт міг передзвонити туди і поцікавитися якістю наданих послуг. Якщо офісний переїзд організований і проведений правильно, то це має на увазі:

- чіткий і грамотно складений план переїзду;

- швидке виконання всіх робіт;

- безпечне і правильне відключення і наступне підключення всіх технічних приладів та комп'ютерних систем;

- відсутність пошкоджень офісної техніки та меблів під час переїзду;

- якісна вироблена упаковка всього майна офісу;

- прибирання офісу після переїзду.

Вдалого переїзду!